Digitalisasi Arsip Untuk Peningkatan Pelayanan Publik
Jakarta - Arsip dinilai sebagai identitas dan jati diri bangsa yang harus dikelola dan diselamatkan oleh negara. Salah satu bentuk penyelamatan arsip konvensional ialah dengan mengkonversikan arsip dalam bentuk digital sesuai dengan PP 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Terwujudnya sistem pemerintahan berbasis elektronik yang terpadu dan menyeluruh untuk mencapai birokrasi pelayanan publik yang berkinerja tinggi.
"Ada dua tujuan yang bisa dilakukan digitalisasi. Pertama, kemudahan akses untuk arsip dinamis, ketersediaan arsip untuk keterbukaan akses. Kedua, tujuan preservasi maka dari bentuk konvensional ke digital dan sebaliknya karena tujuannya menyimpan di beberapa media agar informasinya tidak hilang." Seperti yang diungkapkan Wahid Nurafiantara, S.Hum., M.TI selaku Kepala Kantor Arsip Universitas Indonesia dalam seminar virtual bertema "Strategi Peningkatan Kualitas Pelayanan Kearsipan", pada Rabu (17/03).
Seminar tersebut dilaksanakan sebagai rangkaian hari jadi Ombudsman RI ke-21 dengan mengundang para pakar kearsipan diantaranya; Wahid Nurfiantara, S.Hum., M.T.I. Kepala Kantor Arsip Universitas Indonesia, Musliichah, S.IP.,M.A. Arsiparis Kantor Arsip Universitas Gadjah Mada, dan Prof. Dr. Nandang Alamsyah Deliarnoor, S.H.,M.Hum. Pakar Hukum Kearsiapan Universitas Padjajaran.
Ketua Ombudsman RI Dr. Mokhammad Najih, S.H., M.Hum., Ph.D dalam sambutannya juga menambahkan, dalam era revolusi industri 4.0 diperlukan kesiapan secara simultan dan berkelanjutan untuk mengubah sistem pelayanan menjadi lebih cepat dan akurat melalui digitalisasi.
"Pelayanan kearsipan yang baik akan menghindarkan terjadinya deceitful practice yaitu praktik-praktik kebohongan dan tidak jujur. Agar masyarakat tidak disuguhi data dan informasi yang menjebak, informasi yang tidak sebenarnya dalam pelayanan publik," ucapnya.
Senada dengan hal tersebur, Plt. Kepala ANRI Dr. M. Taufik, M.Si mengungkapkan bahwa arsip merupakan ruh dari segala aspek kehidupan individu dan organisasi. "Arsip harus dikelola dalam asas demokrasi atau open governance". Menurutnya seluruh organisasi harus transparan dalam mengelola arsip dengan pendekatan tiga dimensi yakni masa lalu, masa kini dan masa mendatang.
Namun untuk mewujudkan itu semua diperlukan strategi-strategi dalam tata kelola kearsipan berbasis elektronik. Pakar Hukum Kearsipan Prof. Dr. Nandang Alamsyah Deliarnoor., S.Hum., M.Hum menilai strategi tersebut harus terintergrasi dalam sistem pemerintah demi terwujudnya sistem pengawasan dan pelayanan publik yang lebih cepat, baik dan murah.
"Ada lima hal yang perlu ditingkatkan yaitu tangibel dari penampilan petugas yang melayani, realibility kehandalan petugas, responsive tanggapan merespon pelanggan, assurance jaminan petugas dalam memberikan waktu dan kepastian biaya dan terakhir empathy dalam mendahulukan kepentingan pelanggan".
Konsep lainnya juga diutarakan oleh Muslichah, S.IP, M.A., Arsiparis dari Kantor Arsip Universitas Gadjah Mada, bahwa kearsipan yang ideal juga harus berdasarkan asas manfaat. Muslichah menjelaskan mengenai penyajian digitalisasi arsip yang ideal, "Kita perlu memperkaya khasanah arsip melalui lima kegiatan; penciptaan tata naskah dinas, pemindahan arsi inaktif, akusisi arsip statis, mendokumentasikan peristiwa penting dan bisa melalui oral history," pungkasnya. *iks
