Ombudsman Berikan Saran Perbaikan Tata Kelola Warkah di BPN
Ombudsman RI menilai pengelolaan warkah tanah oleh Badan Pertanahan Nasional (BPN) masih belum berjalan dengan baik dan akuntabel serta menimbulkan potensi terjadinya maladministrasi. Demikian, salah satu kesimpulan Ombudsman RI yang disampaikan pada forum konfirmasi hasil kajian sistemik mengenai tata kelola warkah dan penanganan terhadap warkah yang tidak ditemukan. Kegiatan yang berlangsung pada Rabu, 30 Desember 2020 secara daring tersebut dihadiri oleh Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal Penetapan Hak dan Pendaftaran Tanah serta Inspektorat Jenderal di lingkungan Kementerian ATR/BPN.
Pada pertemuan tersebut, Keasistenan Utama IV, Ombudsman RI mengemukakan lahirnya kesimpulan tersebut adalah hasil pengumpulan data Ombudsman di 59 Kantor Pertanahan dan Kanwil BPN yang tersebar di 18 daerah di Indonesia. Sampat saat ini tidak ada regulasi atau mekanisme tata kelola warkah. Tidak hanya itu, standarisasi sarana dan prasana penyimpanan warkah juga tidak ada sehingga ditemukan adanya dokumen warkah yang diletakkan tidak pada tempat penyimpanan.
Di samping itu, dalam pelaksanaannya petugas pengelola warkah bekerja otodidak atau berdasarkan pengalaman sehingga tidak dapat dianggap sebagai petugas yang memiliki kompetensi. Tim Ombudsman juga menemukan digitalisasi yang sudah dilakukan terhadap dokumen warkah di beberapa kantor pertanahan akan tetapi terdapat kendala lain soal kekuatan pembuktian di persidangan yang sampai saat ini masih membutuhkan dokumen fisik.
Potret kondisi tersebut mempengaruhi pelayanan pertanahan karena warkah sebagai dokumen yang menjadi dasar atau pendukung terbitnya suatu hak atas yang memiliki banyak fungsi. Fungsi warkah menurut keterangan Kepala Kantor Pertanahan Kab. Bogor kepada Tim Ombudsman RI ketika pengumpulan data dilakukan "Setidaknya ada tiga yaitu untuk penyelesaian masalah pertanahan, pelayanan publik di bidang pertanahan dan untuk pembuktian di pengadilan".
Fungsi penting yang tidak didukung oleh tata kelola yang baik akan menimbulkan potensi maladministrasi. Lebih lanjut temuan Ombudsman menunjukkan 79,5 % kantor pertanahan pernah mengalami kejadian warkah yang tidak ditemukan dan hanya 9 % yang menyatakan belum pernah mengalami. Oleh karena itu Ombudsman menyarankan agar Kementerian ATR BPN melakukan perbaikan terhadap pengelolaan warkah. Melakukan koordinasi dengan instansi terkait mengenai dokumen digital sebagai bukti yang sah di persidangan. Serta menyusun mekanisme penanganan dan pemeriksaan terhadap warkah yang tidak ditemukan melalui keterlibatan Inspektorat Jenderal.
Atas temuan dan saran Ombudsman RI tersebut, Kementerian ATR membenarkan dan merespon dengan baik sekaligus menyampaikan tahun 2021-2022 merupakan milestone digitalisasi layanan pertanahan dan kekuatan pembuktian dokumen digital sebagai dokumen yang sah memang masih memerlukan koordinasi dan upaya lebih lanjut. Oleh karena itu Kementerian ATR BPN berkomitmen untuk menindaklanjuti saran perbaikan Ombudsman demi peningkatan pelayanan publik.
